各区人民政府、开发区管委会，各街道办事处，市政府各部门：
　　为进一步规范会议流程，严肃会风会纪，切实提高市政府常务会议、市长办公会议的质量和效率，现就有关事项通知如下：
　　一、会议准备
　　1、议题提出。拟提请市政府常务会议或市长办公会议研究的事项，该事项的拟定单位应以部门文件的形式向市政府请示，经市政府办公室文书科分办、对应业务科室初审、市政府分管副秘书长审核，报市长或主持市政府工作的副市长同意后，由市政府办公室对应业务科室会同该部门准备议题材料。涉及制发规范性文件的，由市政府法制办公室先行审查，提出启动规范性文件审查程序的建议，报经市长审定后按规定准备议题材料。
　　各部门报送市政府的请示或报告，市政府领导批示要求提交市政府常务会议或市长办公会议研究的，由市政府办公室对应业务科室会同有关部门准备议题材料。
　　市政府领导口头或以其它形式要求有关部门将有关事项提交市政府常务会议或市长办公会议研究的，由该部门准备议题材料，并补办领导指示的文字依据。
　　汇报全省重要会议精神的议题，由有关部门向市政府总值班室报送汇报材料，直接进入议题提交程序。
　　2、征求意见。议题材料需要征求意见的，根据议题内容，由市政府法制办公室或市政府办公室对应业务科室组织征求市政府各位副市长、副秘书长以及所涉及部门、单位的意见和建议。在充分吸纳各方意见后，由市政府法制办公室或市政府办公室对应业务科室对议题材料进行修改完善。
　　对涉及有关部门或区、开发区、街办职责范围内的事项，主办部门应主动与相关部门或区、开发区、街办先行协商沟通，力争形成一致意见；经协商后意见不一致的,由主办部门提请市政府分管副秘书长召集意见分歧单位和部门再行协商;协商仍不能达成一致意见的,由分管副市长进一步协调, 如最终仍不能达成一致意见，议题材料应如实列明各方分歧意见和理由, 并提出倾向性意见。
被征求意见的单位和个人要站在全局的高度，严肃认真地研究有关问题，提出具有建设性的意见和建议，并及时反馈主办单位。单位反馈的意见须由主要负责人签字并加盖公章。逾期不反馈视为没有意见。参加会议前应了解掌握本单位的意见。
　　3、议题审定。议题材料修改完善后，由市政府法制办公室或市政府总值班室形成齐全、完整的议题送签材料，包括：市政府领导批示件、审查说明材料、议题材料修改正本和各相关单位反馈的书面意见及其它相关附件等，报市政府秘书长审核，分管副市长审签，市长审定。涉及制发规范性文件的议题材料，由市政府法制办公室负责送签，其它议题材料由市政府总值班室负责送签。议题材料不完整、不齐全的，不得送签。经审定同意的议题，由市政府总值班室纳入议题库。
　　4、确定上会议题。市政府总值班室在每周日前对议题库的议题进行梳理，填写《议题情况一览表》，经市政府秘书长审核后，报市长确定上会议题。如议题涉及的分管副市长请假，则该议题原则上暂缓安排上会。非特殊情况，市政府常务会议、市长办公会议不研究临时动议的议题。
　　5、制定会议通知单。会议时间及上会议题确定后，由市政府总值班室制订会议通知单，明确会议时间和地点、议题名称、参加人员、汇报单位等内容，报市政府秘书长审核、常务副市长审签、市长审定。会议通知单制订前，主办部门应向市政府总值班室书面报送参加本议题讨论的单位建议名单，名单须由主办部门主要负责人签字并加盖公章。市政府研究室、法制办公室，市监察局、财政局、审计局，市政府办公室总值班室、政务督查室、文书科为市政府常务会议常规参会单位。其它参会单位由市政府总值班室根据主办部门报送的建议名单，结合议题内容确定。
　　6、印制会议文件。会议通知单经市长同意后，由市政府总值班室提前1-2天组织，将议题材料制成会议文件。会议文件由主办部门仔细校核、市政府办公室对应业务科室和总值班室分别对其内容和格式再次进行校核，并签报分管副秘书长审批后方可付印。涉及制发规范性文件的会议文件，由市政府法制办公室校核把关，并由法制办公室主要负责人签署校核意见后付印。
　　7、下发通知。市政府总值班室负责做好会议通知及会场布置等有关会务工作。原则上提前1天将会议通知单和会议文件发送市长、副市长和市政府秘书长、副秘书长以及各部门参会人员预研，有关修改意见和建议直接在会议文件上标注，签署本人姓名，开会时带到会场讨论，会后交给市政府总值班室会务工作人员。需要邀请市人大代表、市政协委员和市民代表列席的会议，按有关规定执行。
　　二、会议召开
　　1、市政府常务会议由市长召集和主持，市长办公会议由市长或市长委托常务副市长召集和主持。
　　2、会议由主办部门主要负责人汇报，汇报内容应重点突出，条理清晰，着重汇报需经会议决定的事项及征求意见情况。每个议题的汇报时间一般不超过10分钟。需要使用多媒体进行汇报的议题，主办部门须提前告知市政府总值班室，并作好相应准备。
　　3、主办部门不得在汇报过程中临时增加或更改议题内容，不得随意增加或更换议题材料。
　　4、传达上级会议精神的议题，会议着重听取贯彻落实意见并进行研究。
　　5、主办部门汇报完毕后，其它与会人员作有关情况说明或讨论发言。涉及制发规范性文件的议题，由市政府法制办公室作合法性审查和征求意见情况说明。
　　6、会议讨论发言应简明扼要，紧扣主题，只发表核心观点，不作冗长发言。别人已发表的意见或书面征求意见时所提意见已被采纳的，不再重复。能以书面方式表述清楚的意见和建议，可不作口头发言。
　　三、会议纪要
　　1、市政府常务会议、市长办公会议纪要由记录人员在会后三天内整理完毕，由相关副秘书长和秘书长审核，分管副市长审签，市长签发。
　　2、市政府常务会议研究的事项，宜于公开的，应通知市级新闻单位派记者参加并作报道，新闻稿经市政府分管文字工作的副秘书长审核，及时在《鄂州日报》、鄂州电视台、鄂州市政府门户网站等媒体上刊播。市政府常务会议、市长办公会议纪要印发后，宜于公开的，应及时在市政府门户网站公开。
　　四、会议纪律
　　1、市政府领导同志不能出席会议的，向市长请假；参会单位应由其主要负责人参加会议，主要负责人确因特殊原因不能参加会议的，须提前向市政府办公室（总值班室）请假，由市政府办公室汇总向市长报告，经市长批准同意后，方可安排分管副职参加。凡无故迟到、早退、旷会的，会后其所在单位要书面向市政府说明原因，由市政府政务督查室定期通报。
　　2、参会人员应按通知要求提前到市政府总值班室候会，经会务工作人员通知后方可进入会场。一项议题讨论结束后，与下一议题无关的人员应立即退出会场。除主办部门参会人员在必要时可带一名副职或助手参会外，其它参会人员不得带人参会。
　　3、参会人员要集中精力开会，除发生突发事件，或有其它紧急事项外，不处理与会议无关的事务。参会人员手机须关闭或设置为无声提示状态。

　　　　　　　　　　　　二〇一〇年一月二十三日