各区人民政府、开发区管委会，各街道办事处，市政府有关部门：
　　政府视频会议系统是全市电子政务建设重要的基础设施，对于提高工作效率，降低行政成本有重要作用。根据《湖北省人民政府视频会议系统操作规范》，为规范该系统的应用和管理，保证系统安全、高效运行，现就有关事项通知如下：
　　一、适用范围
　　政府视频会议系统主要用于市、区政府间的非涉密视频会议，经市政府秘书长批准，政府部门及其他单位可申请使用。政府视频会议系统主会场设在市政府办公室，分会场分别设在区政府办公室(华容区、梁子湖区己开通)。如有特别需要，经市政府主会场调度，可将分会场暂时设定为主会场。
　　二、组织分工
　　政府视频会议系统采取“统一规划，统一管理，统一调试，分级负责”的工作原则，由市政府办公室负责系统整体规划、协调和管理；负责制定相关的技术标准和操作规范；负责视频会议的召集和调度；负责市政府主会场的设备维护、管理和分会场的技术指导；负责监督检查分会场各项技术标准和管理规范的落实情况。各区政府办公室负责分会场建设、设备维护及会场安排布置，负责组织收看收听会议，并接受市政府办公室技术指导和会议的统筹调度。
省、市视频会议的组织工作由市政府办对口科室负责，会务工作由市政府总值班室负责，市政府办公室信息机要科负责会议的技术支撑保障工作。
　　三、会议管理
　　视频会议由市政府秘书长统一安排，申请单位应在正式会议通知发出前24小时告知市政府办公室信息机要科，信息机要科及时组织系统联调。主会场、分会场管理人员应在会议开始前1小时开启视频设备，并进行会议测试和辅助设备的检查。
　　会议过程中，各分会场应在会场的明显位置设置本单位的名称标牌，所有参会人员面对摄像头，并关闭手机或将手机置于震动状态。系统管理员应坚守岗位，随时观察系统运行情况和会议收看收听效果，保持控制室固定电话联络畅通，严禁非系统管理人员进入控制室操作设备。如有图像或声音异常情况，及时与主会场管理人员取得联系。
会议结束后，由主会场统一中断系统联接。各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统，并记录视频系统使用情况。
　　四、设备及人员管理
　　主会场和各分会场要切实做好视频设备的维护和管理工作，做到专管专用。视频会议室原则上只作为视频会议使用，视频会议相关设备必须专用，不得兼作他用。主会场接一台会议控制用计算机，各分会场原则上不接计算机设备。与视频系统联接的计算机不得上网、玩游戏和交叉使用移动存储介质，严防病毒破坏系统。各分会场需经常性监测视频线路和设备，保证光纤线路通畅和视频设备的完好，市政府办公室定期进行联调，确保设备完好，运行通畅。
各区政府办公室应安排专人维护管理视频会议系统，如有人员变动，要及时报告市政府办公室。应按年度安排必要的运行维护经费，保障视频设备的维修、维护和更新升级。
　　五、监督检查
　　市政府办公室适时对政府视频会议系统的运行和使用情况进行监督和检查，对制度完善、管理严格的单位和个人给予通报表扬，对违反操作规范，造成严重事故的，给予通报批评。